Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Organisationstalent gesucht: Unterstützen Sie die Geschäftsleitung in einem modernen, spannenden Unternehmensfeld
Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit im Bereich Assistenz, welche bereit ist, sich auch in anspruchsvolle Themen mit einzuarbeiten.
Wir als Unternehmen wollen wachsen, so wird auch diese Position mitwachsen und Sie können von Anfang an dabei mitwirken.
Sie arbeiten in einem kleinen Team und bilden gemeinsam mit der Geschäftsführerin und einer Kollegin die Schaltzentrale des Unternehmens. Alles, was an Terminen, Projekten, Kommunikation, Zertifizierungen und externen Kontakten läuft, läuft über dieses Team. Dafür brauchen Sie Organisationstalent, Diskretion, klare Kommunikation und eine anpackende Mentalität.
Ihre Aufgaben
- Sie übernehmen das Termin- und Kalendermanagement der Geschäftsführung und sorgen dafür, dass nichts untergeht.
- Sie bereiten Besprechungen vor und nach: Agenden, Protokolle, Aufgabenverfolgung.
- Sie koordinieren laufende Projekte – von der Terminüberwachung bis zur abteilungsübergreifenden Abstimmung.
- Sie behalten Fristen für Zertifizierungen und Zulassungen im Blick, koordinieren die beteiligten Abteilungen und sorgen dafür, dass Deadlines nicht erst dann auffallen, wenn sie vorbei sind.
- Sie führen Korrespondenz im Auftrag der Geschäftsführung und bereiten externe Kundentermine vor.
- Sie erstellen und pflegen Präsentationen und bereiten Entscheidungsvorlagen auf.
- Sie sind Schnittstelle zu externen Dienstleistern im Bereich Marketing und Kommunikation (Website, Social Media).
- Sie unterstützen beim Bewerbungseingang und bei der Koordination des Onboardings neuer Mitarbeitender.
- Sie bringen eigene Ideen ein – und sprechen sie an.
Anforderungen
- Sie haben eine kaufmännische Ausbildung, eine Ausbildung im Sekretariatsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation. Auch engagierte Quereinsteiger mit nachweisbarer Praxis sind willkommen.
- Sie bringen 3 bis 5 Jahre Berufserfahrung in einer Büro- oder Assistenzrolle mit – Outlook, Word und Teams sind für Sie keine Einarbeitung, sondern Alltag.
- Sie beherrschen MS Office sicher und haben ein solides Verständnis für digitale Arbeitsabläufe. Social-Media-Kenntnisse sind von Vorteil.
- Sie sind diskret, loyal und wissen, dass beides in dieser Rolle vor allem anderen steht.
- Sie haben eine offene kommunikative Art auf allen medialen Ebenen.
- Strukturierte Arbeitsweise ist für Sie kein Fremdwort
- Sie besitzen einen Führerschein der Klasse B.
- Sie verfügen über ein einwandfreies erweitertes Führungszeugnis – im Sicherheitsgewerbe eine Selbstverständlichkeit.
Branchenkenntnisse im Sicherheitsgewerbe sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Entscheidend ist, dass Sie zur Aufgabe passen: Sie übernehmen Verantwortung, arbeiten eigenständig und sind bereit, sich in die Abläufe und Besonderheiten eines mittelständischen Familienunternehmens einzuarbeiten.
Wir bieten
- 42.000 Euro Jahresbruttogehalt bei 38,5 Wochenstunden.
- Eine verantwortungsvolle Position, welche Ihnen die Möglichkeit gibt das Unternehmen mitzugestalten und sich mit der Geschäftsführung über neue Ideen auszutauschen.
- Unterstützung bei Weiterbildungen – eigene Vorschläge sind gern gesehen.
- Ein kleines, eingespieltes Team mit kurzen Wegen und klaren Zuständigkeiten.
- Vollpräsenz am Standort Kassel – weil Nähe und persönlicher Austausch hier keine Floskel sind.
- Ein Familienunternehmen mit 80 Jahren Geschichte und dem Anspruch, noch weitere 80 Jahre für Nordhessen da zu sein.
Noch Fragen? Wir helfen gerne weiter!
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Wichtig: Bei allen Bewerber/innen setzen wir einen einwandfreien Leumund, Zuverlässigkeit, Pflichtbewusstsein und ein gepflegtes Erscheinungsbild voraus.
